Het boekjaar loopt bijna ten einde en sommige klanten hebben uw factuur nog steeds niet betaald. Is die onbetaalde factuur dan fiscaal aftrekbaar en wat met de btw erop? Waarom is het van belang om nu in actie te schieten?
Onbetaalde facturen
Klant betaalt niet. Betaalt uw klant uw facturen niet, dan zal uw vennootschap daar in principe toch op belast worden. Bovendien is er ook al btw afgedragen op de factuur. Toch kunt u in sommige gevallen de factuur (deels) vrijstellen van vennootschapsbelasting en/of btw. Hoe zit dat precies?
Het verlies is zeker
Belastingen. U mag dan de factuur definitief afboeken. Dat is bv. het geval als een klant failliet gegaan is en het faillissement zonder uitkering aan de schuldeisers afgesloten is of als de curator u eerder al een attest bezorgd heeft waarin staat dat u niets meer zal krijgen. Dat is ook het geval als u kunt aantonen dat u al het mogelijke gedaan heeft om de vordering te innen, maar zonder resultaat.
Btw. U mag dan de btw terugvragen via het vak ‘regularisaties in het voordeel van de belastingplichtige’ in de btw-aangifte. De teruggave van btw is geen probleem wanneer uw klant failliet is of in een WCO-procedure zit. Buiten die gevallen moet het definitief verlies beoordeeld worden op basis van de concrete omstandigheden eigen aan ieder geval (parl. vr. nr. 1288 van 21.11.1994) .
Het verlies is waarschijnlijk
Belastingen. Als u niet zeker bent dat de factuur niet meer (volledig) betaald zal worden en dit enkel ‘waarschijnlijk’ is, mag u ze nog niet definitief afboeken. U of uw accountant moet dan een ‘waardevermindering’ aanleggen, waarmee de factuur voorlopig uit uw inkomsten gehaald wordt. Wordt ze later toch nog betaald, dan moet de waardevermindering ‘teruggenomen’ worden.
Let op! Het risico op niet-betaling moet ‘scherp omschreven’ zijn per waardevermindering. U moet dus per openstaande factuur het risico op niet-betaling beoordelen. Een globale waardevermindering van bv. 20% op alle facturen waarvoor de betalingstermijn verstreken is, is niet vrijgesteld.
Btw. U moet bewijzen dat uw schuldvordering effectief oninbaar is. Zorg er dus voor dat u kunt aantonen dat u alles ondernomen heeft om de betaling te verkrijgen. Een gewone herinneringsbrief zal in principe niet volstaan. Als uw klant niet reageert op een ingebrekestelling van een advocaat of gerechtsdeurwaarder, dan zal de Administratie in principe aanvaarden dat u over afdoende bewijzen beschikt om de teruggaaf te rechtvaardigen.
Wat kunt u daarvoor nu al doen?
Oplijsten. Maak nu al een lijst op van uw onbetaalde facturen waarvan de betalingstermijn verstreken is. Noteer per klant de stand van zaken, lees: of u al aanmaningen gestuurd heeft, of en welke reactie u daarop kreeg, of de klant failliet verklaard is of in een gerechtelijke reorganisatie zit. Die info kunt u dan begin 2024 aan uw accountant bezorgen zodat hij die facturen voorlopig of definitief kan afboeken.
Rappels sturen. Stuur dit jaar nog de nodige rappelbrieven en aangetekende ingebrekestellingen. Als uw klant nooit reageert of bijvoorbeeld antwoordt dat hij de facturen niet kan betalen en de ‘boeken zal neerleggen’, dan heeft u al een goede onderbouwing van het waarschijnlijke verlies. Vraag verder ook aan de curatoren van failliete klanten een attest van oninbaarheid.
💡 Een factuur definitief afboeken en de btw terugvragen, is enkel mogelijk als ze zeker niet betaald zal worden. Is het enkel waarschijnlijk dat een factuur niet betaald zal worden, dan moet u ze voorlopig afboeken met een ‘waardevermindering’. Maak nu al een lijst van de nog niet betaalde vervallen facturen, stuur rappels en vraag voor failliete klanten een attest aan de curator. ©
Contacteer ons voor meer info
