Ondanks de beschikbaarheid van allerhande digitale tools blijven heel wat kmo’s vasthouden aan papier. Jammer, want de papierberg weegt niet alleen op het milieu, maar ook op uw administratie. In dit artikel reiken we enkele strategieën en tips aan voor een volledig digitale documentenstroom.
Facturen, ontvangen offertes, onbetaalde rekeningen, bankafschriften, … Er is heel wat papier in omloop in de kmo-wereld. Zelfs e-mails worden in sommige bedrijven afgedrukt en in een ringmap bewaard.
Nochtans zet het papier een rem op een vlotte documentverwerking. Zo raakt een kassabonnetje wel eens zoek. En facturen op papier moet u manueel opvolgen voor betaling. Dat kost uiteraard onnodig veel tijd. Tijd die u wellicht liever anders spendeert.
Daarom deze tips:
1) Investeer in een digitaal archief
Elk uit de kluiten gewassen ERP-pakket (administratiesoftware) beschikt vandaag over een digitaal archief. Die maakt in één klap komaf met de papierberg. Alle documenten staan op een server of in de cloud en zijn altijd en overal toegankelijk voor al uw bevoegde medewerkers.
U bewaart trouwens niet alleen documenten digitaal, maar ook klantgegevens. Wil u per klant een overzicht van onbetaalde facturen? Eén muisklik later ziet u het allemaal voor u verschijnen.
2) Maak gebruik van e-invoicing
E-facturatie is een onmisbare stap op weg naar een digitale administratie. U verstuurt (en ontvangt) niet langer facturen op papier, maar in xml- of pdf-formaat. Het voordeel hiervan? Facturen zijn onmiddellijk klaar voor betaling én kunnen snel in de boekhouding worden opgenomen.
3) Investeer in een scanner en/of digitale scantool
Natuurlijk ontvangt u nog wel eens een factuur op papier – niet al uw leveranciers zullen gewonnen zijn voor uw vooruitstrevende aanpak. Maar dat hoeft uw digitale documentenstroom niet te ontregelen. U scant de factuur gewoon in en uploadt ze zo alsnog ‘digitaal’ naar uw administratie. Investeert u in een scantool met OCR-tekstherkenning, dan worden de gegevens zelfs digitaal ingelezen in uw software.
4) Download uw elektronische bankafschriften
Uw betalingen opvolgen? Ook dat kan digitaal (en dus automatisch). Met de hulp van elektronische bankafschriften (zogenaamde CODA-bestanden) hoeft u niet langer manueel te checken welke klanten hun openstaande facturen al hebben betaald en welke een herinnering nodig hebben. U downloadt de CODA’s via uw financiële instelling (of derde partij) en uploadt ze vervolgens naar uw ERP-pakket.
Klaar voor de digitalisering van uw kmo?
Met deze vier tips maakt u van uw traditionele en tijdsintensieve papieren administratie in geen tijd een efficiënt geautomatiseerd proces.
Bent u benieuwd hoe u met het boekhoudplatform van Yuki Software uw administratie een digitale stap vooruit kan helpen ? Neem dan zeker contact met ons op !
Contacteer ons voor meer info
