Steeds meer bedrijven laten de papieren factuur vallen, ten voordele van e-invoicing. Een positieve evolutie, want digitaal werkt efficiënter en veiliger. Maar factureert u al elektronisch?
Wat is een e-factuur precies?
Voor we de voordelen van e-invoicing op een rij zetten, is het nuttig om te duiden wat een digitale (of elektronische) factuur precies is. We onderscheiden twee vormen:
- een factuur in pdf-formaat
U maakt digitaal facturen aan en verzendt ze vervolgens via e-mail als een bijlage in pdf naar de klant. Een prima idee, want u bespaart uzelf én uw klanten jaarlijks een enorme papierberg. - een xml-factuur
Met behulp van facturatiesoftware maakt u xml-facturen aan in het gestandaardiseerde UBL-formaat. Dat is een bestandstype dat door administratie- en boekhoudsoftware automatisch en foutloos ingelezen kan worden.
Wat verkiest uw boekhouder?
Een moderne boekhouder weet wel raad met pdf-facturen, maar wordt toch vooral blij van xml-facturen. Logisch ook, want die kunnen snel en foutloos verwerkt worden. Daar waar boekhoudsoftware bij het inlezen van pdf-bestanden nog wel eens steken durft laten vallen, is dat bij xml-facturen uitgesloten.
Waarom ook u moet overschakelen naar xml-facturen
Bezorgt u steevast een kopie van uw facturen in xml aan uw boekhouder? Dan beschikt u altijd over een actuele boekhouding. En dat is handig voor een ondernemer als u, want zo weet u precies hoe het gesteld is met de financiële gezondheid van uw bedrijf. Deze methodiek helpt u dan weer om weloverwogen en toekomstgerichte beleidsbeslissingen te nemen.
Hoe zit het met uw leveranciers?
Digitaal werkt het best als het van twee kanten komt. Met andere woorden: uw leveranciers moeten mee willen. Ontvangt u van hen nog steevast facturen op papier? Of in pdf via e-mail? Dan biedt een scanner (of een scan-app voor de smartphone) soelaas. Daarmee digitaliseert u in een handomdraai zelf facturen en bonnetjes.
Digitaal factureren met Yuki
B2B Tax Advisors werkt al sinds begin 2017 met Yuki, een digitaal boekhoudpakket dat heel wat mogelijkheden biedt op het vlak van e-invoicing.
Contacteer ons voor meer info
